Brak czasu dla rodziny, na przyjemności, na spotkania z przyjaciółmi to obecnie problem wielu osób. Żyjemy w bardzo wymagających czasach, kiedy to pracujemy bardzo dużo i wypełniamy szereg niezbędnych zadań. Wielu z nas zastanawia się, co więc robić, żeby mieć więcej czasu na to co ważne.

Planowanie to podstawa

Wiele osób wzbrania się przed życiem według planu a to duży błąd. Niektórzy sądzą, że planowanie niepotrzebnie zajmuje czas i jest trudne. Tymczasem wystarczy trzymać się kilku zasad by stworzyć dobry plan. Sposób jaki wykorzystamy do stworzenia planu jest mniej ważny. Może to być zarówno kartka papieru jak i specjalna aplikacja. Plan tworzymy tak aby uwzględnić w nim godziny, w których jesteśmy najbardziej efektywni. Plan powinien być możliwie krótki, zwieramy na nim 3-4 duże zadania na dzień. Jest niezmiernie ważne aby umieć określić najważniejsze zadanie czyli takie, które popycha nas do przodu. Właśnie to zadanie powinniśmy wykonać zawsze jako pierwsze bo nawet jeśli w dalszej części dnia zdarzy się coś co uniemożliwi pracę to będziemy mieli wykonane to co ważne. W początkowych godzinach, gdy jesteśmy jeszcze pełni energii powinniśmy także umieszczać drobne zadania z grupy tych których nie lubimy i ciągle je odkładamy. Każdy z nas ma takie nielubiane zadania a ich odraczanie niepotrzebnie nas rozprasza i obciąża. Jeśli zakładamy, że chcemy pracować 8 godzin to powinniśmy tak ułożyć plan aby wypełniał on maksimum 6 godzin. Trzeba być przygotowanym na to, że zawsze zdarzają się nieprzewidziane przeszkody w pracy.

Jak pracować efektywnie?

Podstawą efektywnej pracy jest skupienie. Oznacza to, że danym czasie wykonujemy tylko jedno zadanie, najlepiej w całości i nie przerywamy go innymi czynnościami. Gdy czeka nas praca biurowa najpierw robimy porządek na biuru a później usuwamy wszelkie czynniki rozpraszające takie jak telefon, telewizor, powiadomienia. Możemy też wyłączyć przeglądarkę albo na ten czas zablokować strony społecznościowe. Należy także wystrzegać się robienia czynności spontanicznych, które akurat wpadły nam do głowy. To nas niepotrzebnie odrywa od głównej pracy i odsuwa w czasie inne zadania. Jedynym wyjątkiem, kiedy warto robić 2 rzeczy jednocześnie jest czas oczekiwania w przychodni, na lotnisku czy podróży komunikacja miejską. Wtedy możemy a nawet powinniśmy wykorzystać taki czas na czytanie książek czy porządkowanie smartfona.
Bardzo dobrym nawykiem jest także praca w blokach tematycznych. Oznacza to, że podobne zadania wykonujemy razem. W danym bloku możemy na przykład odpisywać na maile. Jeśli chcemy robić przelew to lepiej od razu sprawdzić czy nie mamy innych przelewów i wykonać się razem. Podobnie gdy mamy jakąś sprawę do załatwienia na mieście zastanawiamy się, co jeszcze możemy zrobić czy kupić w okolicy.
W każdej pracy muszą także regularnie pojawiać się przerwy. Można przykładowo pracować z techniką pomodoro, gdzie krótkie przerwy są co 25 minut a mniej więcej co dwie godziny jest dłuższa przerwa. W naszym planie uwzględniajmy także czas potrzebny na przygotowanie i spożycie posiłków. Nie będziemy później zdziwieni, dlaczego znowu nie udało się skończyć pracy o określonej godzinie.

Delegowanie zadań

Większości z nas delegowanie zadań kojarzy się z dużymi korporacjami, gdzie zadania deleguje się podległym pracownikom. Tymczasem każdy z nas może i powinien delegować zadania a obecnie jest ku temu coraz więcej sposobności. Jeśli chodzi o warunki domowe to celem zaoszczędzania czasu możemy oddawać ubrania do pralni, zamawiać usługę firmy sprzątającej, remontowej i przeprowadzkowej. Ostatnio bardzo dużo osób korzysta z cateringów dietetycznych. To bardzo dobry sposób na zaoszczędzenie czasu spędzanego w kuchni i na zakupach.